Як автоматизували отримання, розпізнавання та внесення актів і видаткових накладних — без ручного перенесення даних між системами.
Партія документів, на яку раніше витрачалися години, після автоматизації обробляється значно швидше.
Дані вносяться за погодженими правилами.
Ярлики у «Вчасно» та детальний звіт відповідальним.
Бухгалтерська команда Фора щодня обробляла сотні, а в окремі періоди — тисячі первинних документів. Кожен документ потрібно було отримати, перевірити, правильно класифікувати та внести в SAP.
Зі зростанням обсягу операцій такий процес вимагав дедалі більше часу, затримував підготовку фінансових даних і створював додаткове навантаження на бухгалтерів.
Іннора поєднала роботизацію UiPath, розпізнавання документів RaccoonDoc, електронний документообіг «Вчасно» та ERP-систему SAP.
UiPath-робот за заданими параметрами й графіком знаходить та завантажує нові документи з «Вчасно».
RaccoonDoc розпізнає реквізити з документів різних форматів і передає структуровані дані далі.
Робот визначає логічний сценарій обробки для акта або видаткової накладної та готує дані для обліку.
Розпізнані дані вносяться в ERP-систему відповідно до внутрішніх правил бухгалтерського процесу.
Робот проставляє ярлики для опрацьованих документів у «Вчасно» та надсилає детальний звіт відповідальним.
Джерело документів і місце, де робот фіксує статус опрацювання.
Зчитує потрібні поля з актів і видаткових накладних.
Керує послідовністю дій, застосовує правила й переносить дані.
Приймає структуровані дані та бухгалтерські проведення.
Архітектуру можна адаптувати для компаній, які отримують великий потік первинних документів через ЕДО та ведуть облік у SAP, іншій ERP або обліковій системі.
Акти, накладні та інші документи від великої кількості постачальників.
Первинні документи щодо матеріалів, послуг, закупівель і логістики.
Акти перевізників, супровідні документи та регулярні пакети від контрагентів.
Акти виконаних робіт і рахунки, які потрібно швидко внести в облік.
Опис процесу, етапи впровадження та результат опубліковані Асоціацією ритейлерів України за участю представників Фора й Іннора.
У межах описаного процесу автоматизовано обробку актів і видаткових накладних, що надходять через сервіс «Вчасно».
Ні. UiPath-робот працює з наявними системами: отримує документи з «Вчасно», передає їх на розпізнавання та створює бухгалтерські проведення в SAP.
Після завершення робот проставляє ярлики для опрацьованих документів у «Вчасно» та надсилає відповідальним особам детальний звіт.
RaccoonDoc зчитує потрібні поля з документів різної структури, а робот застосовує погоджені бізнес-правила для розподілу актів і видаткових накладних перед внесенням у SAP.
Так. Практичний старт — обрати один регулярний потік документів, описати правила перевірки й внесення та узгодити критерії результату для пілоту.
